Comment rédiger un rapport correctement, en 10 étapes

Au quotidien, tant sur le lieu de travail qu'en dehors de celui-ci, Il n’est pas rare que nous préparions parfois un rapport rendant compte de toute situation ou problème.

Qu'il s'agisse de déposer une plainte, de faire une demande ou simplement de documenter une situation spécifique, ce sera le type de document que nous rédigerons en général. Mais certaines personnes peuvent trouver cela complexe de faire un rapport. C’est pourquoi, dans cet article, nous vous proposons une série d’étapes sur la rédaction d’un rapport, à un niveau général..

Qu'est-ce qu'un rapport?

Un rapport est un type de document rédigé en prose et rédigé dans le but de permettre à la personne qui le rédige de communiquer quelque chose faisant référence à une situation ou à un sujet à d'autres personnes. Habituellement ils sont généralement dirigés vers des instances supérieures (par exemple, le conseil municipal ou un supérieur), bien que vous puissiez également trouver des rapports destinés à communiquer quelque chose à un professionnel différent de nous afin que vous puissiez travailler avec les mêmes données et les contraster ou les développer.

Il existe une grande variété de types de rapports, qui peuvent avoir des objectifs différents et des structures différenciées. Cependant, cet article propose la production d'un rapport prenant en compte la structure générale de l'un d'entre eux..

Étapes pour préparer un rapport

Lors de la préparation d’un rapport, nous devons garder à l’esprit que nous devrons d’abord déterminer comment, quand et pourquoi nous allons le faire.. Par la suite, le rapport sera rédigé en fonction de la situation à refléter et des considérations précédentes.

Vous trouverez ci-dessous une série d’étapes utiles pour rédiger un rapport correctement..

1. Quel objectif avons-nous??

Avant de commencer à écrire, nous devons réfléchir à ce que nous voulons réaliser avec notre rapport. Allons-nous demander la solution à un problème ou simplement stocker des données afin de les utiliser plus tard?? Voulons-nous refléter une enquête scientifique ou déposer une plainte?? Nous devons en tenir compte pour sélectionner le type de rapport le plus pertinent en fonction du cas..

2. Gardez à l'esprit le type de texte que vous allez utiliser

Tous les rapports ne sont pas identiques, chacun ayant ses propres caractéristiques. Par exemple, un rapport de synthèse reflétera les données sans aucune interprétation de ce type, sans possibilité de tirer des conclusions, alors qu'un type de démonstration va nécessiter que le sujet élabore des hypothèses et les mette à l'épreuve afin d'obtenir une série de résultats et de conclusions.

3. contempler la cible

Non seulement cela importe quoi ou quoi, mais aussi vous devriez penser au public qui a notre rapport comme objectif. Cela nous permettra d’adapter le niveau de langue à la fois à nos besoins et à ceux de ce public..

4. Sélection et analyse de l'info

Sur la base de l’étape précédente, il est essentiel de rassembler les informations que nous voulons fournir et de les structurer de manière appropriée afin que notre discours ait un fil conducteur.. Le type de données à refléter et qui ou comment les informations ont été extraites doivent également être pris en compte..

5. Nous pouvons utiliser des éléments graphiques

Bien que cela dépende du type de rapport, il est possible d’utiliser des éléments visuels facilitant la compréhension des données.. Nous nous référons par exemple à l'utilisation de graphiques à barres pour analyser les fréquences ou pour effectuer une analyse des bénéfices et des coûts.

6. Titre

Bien que cela puisse paraître idiot de le mentionner, diriger correctement le rapport de manière claire, par rapport au sujet qui implique sa réalisation et facilement compréhensible C'est quelque chose qui facilite grandement sa compréhension par les lecteurs.

7. Écrivez l'introduction

Dans cette première partie du rapport en question, nous ferons un bref résumé du sujet à traiter dans le rapport.. Il doit apparaître l'objectif de la réalisation dudit rapport et le problème qui en crée la nécessité et le contexte dans lequel il est réalisé.

8. Développe les idées et explique ce qui a été recherché dans le développement

Dans le corps du rapport, nous organiserons et développerons les informations sur les événements ou les enquêtes, en laissant claires les méthodes et les actions qui montrent comment la situation a été créée ou réalisée et comment obtenir les données. S'il s'agit d'un rapport qui reflète une enquête, des aspects tels que les modèles théoriques et l'exploration de la situation seront incorporés..

9. tirer une conclusion

Dans la dernière partie du rapport le résultat final de ce qui a été exploré et reflété dans le rapport ou la demande ou demande doit être reflété ce qui est fait afin de résoudre la situation. Il doit être clair et compréhensible.

10. Langue à utiliser

Il est essentiel que la langue soit claire et concise dans l’ensemble. Il doit être écrit formellement et objectivement, à la troisième personne et de manière passive. Les faits doivent être séparés des déductions faites (s’il en existe) et vous devez traiter directement avec les données que vous traitez lorsque vous les traitez.